Wedding Day Coordinator, Wedding Day Management, Wedding Day Manager, Tagesbegleitung oder Zeremonienmeisterin – im Laufe eurer Hochzeitsplanung ist euch bestimmt mindestens einer dieser Begriffe über den Weg gelaufen. Doch was bedeuten sie eigentlich? Ganz simpel: sie beschreiben alle ein und die selbe Tätigkeit – es gibt einfach unzählige Begriffe dafür.

Was genau ein Wedding Day Coordinator ist, welche Aufgaben die Person hat und welche Vorurteile & Sorgen Brautpaare diesbezüglich haben, erzähle ich euch in diesem Blogbeitrag.

Was macht eigentlich ein Wedding Day Coordinator und was ist das?

Ein Wedding Day Coordinator ist eine Person, die euch am Hochzeitstag begleitet und hauptsächlich im Hintergrund agiert. Meistens handelt es sich hierbei um eine Hochzeitsplanerin, es gibt aber auch Personen, die sich rein auf Tagesbegleitungen von Hochzeiten spezialisiert haben.

Die Aufgaben eines Wedding Day Managers

Aber was sind eigentlich die Aufgaben eines Wedding Day Managers? In der Kurzfassung: dem Hochzeitspaar, den Dienstleister*innen und euren Gästen das Leben erleichtern.

Die ausführliche Antwort:

Die allermeisten Hochzeitspaare unterschätzen die Arbeit und den Aufwand, der am Hochzeitstag anfällt. Das ist übrigens unabhängig davon, wie gut oder schlecht die vorherige Hochzeitsplanung angegangen wurde. Selbst bei der allerperfektesten Hochzeitsplanung werden trotzdem noch organisatorische Aufgaben anfallen.

Eine Zeremonienmeisterin wird euch alle diese Aufgaben abnehmen, damit ihr euch um nichts anderes kümmern müsst, als euren Hochzeitstag als Hochzeitspaar zu genießen. Doch wie schauen diese Aufgaben im Detail aus?

Erstellung eines Tagesplans

Es beginnt bereits mit der Erstellung eines guten Ablaufplans – dieser augenscheinlich simple Tagesplan beherbergt Tausende von Stolperfallen, die dafür sorgen können, dass der Hochzeitstag stinklangweilig werden oder in Chaos ausbrechen kann. Wir kennen diese Stolperfallen und sorgen dafür, dass diese vermieden werden.

Kommunikation und Koordination von Dienstleister*innen

Der Tagesplan ist also das Grundgerüst eines guten Hochzeitstages, unsere Hauptaufgabe ist allerdings eine andere. Die Kommunikation, Absprache und Koordination aller anwesenden Dienstleister*innen, Gäste und natürlich des Hochzeitspaars selbst. Das hört sich zugegebenermaßen nicht sonderlich spektakulär an, ist aber dafür umso wichtiger. Es gibt nämlich keine Generalprobe für euren Hochzeitstag, das was passiert – passiert eben.

Egal wie gut ein*e Dienstleister*in vorher gebrieft wurde, es werden am Hochzeitstag Fragen aufkommen, deren Beantwortung Zeit in Anspruch nimmt. Egal ob 1 Minute oder 1 Stunde – dabei handelt es sich um Zeit, die das Hochzeitspaar lieber mit ihren Hochzeitsgästen verbringen möchte.

Dass Fragen aufkommen ist übrigens völlig normal und hat nichts damit zu tun, dass die Dienstleistenden blöd oder dumm sind. Häufig liegt es daran, dass

a) Hochzeitspaare nicht wissen, worauf sie achten sollen und welche Infos wichtig sind (ist völlig normal, ihr heiratet i.d.R. zum ersten Mal und könnt bestimmte Dinge gar nicht wissen)

b) die Gegebenheiten vor Ort doch anders sind als besprochen

c) es zu spontanen Änderungen kommt

d) die Dienstleister*innen auf Nummer sicher gehen möchten, weil sie in eurem Sinne handeln möchten, damit sie euch eure Traumhochzeit ermöglichen können

e) die Dienstleister*innen haben keinen Gesamtblick auf alles Geplante und die anderen Absprachen. Sie wurden i.d.R. nur ihre eigenen Aufgaben betreffend gebrieft

Pleiten, Pech und Pannen: Problemlösungen am Hochzeitstag finden

Bei der Größe des Events, der Menge an Gästen und Dienstleister*innen liegt es einfach in der Natur der Sache, dass kleinere oder größere Probleme auftreten. Wenn mir jemand erzählt, dass an der eigenen Hochzeit gar nix schiefgegangen ist, das kann ich einfach nicht glauben, das ist mir suspekt. Selbst an meiner eigenen Hochzeit sind Dinge schief gelaufen – und das obwohl ich absoluter Vollprofi bin und jährlich Hochzeiten im 2-stelligen Bereich begleite.

Doch wisst ihr, was der wesentliche Unterschied ist? Wenn ihr einen Vollprofi an eurer Seite habt, dann merkt ihr in dem Moment gar nicht, dass etwas schief läuft, müsst euch nicht mit der Problematik und der Problemlösung befassen und bekommt an Ende direkt das Ergebnis präsentiert.

Wie bereits erwähnt, gibt es für eure Hochzeit keine Generalprobe und keine Hochzeit ist von Problemen befreit. Da wir Wedding Day Coordinator in den Problemen routiniert sind, finden wir schnelle und unkomplizierte Lösungen, da wir es so oder so ähnlich schon x-Mal erlebt haben. Eure Trauzeugen, Familien, Freunde und anderen Gäste hingegen nicht. So kann es schnell passieren, das für ein großes oder kleines Problem gleich mehrere Personen mobilisiert werden, um eine Lösung zu finden. Und ob die Lösung im Sinne des Brautpaars ist, sei auch Mal dahingestellt.

Häufige Vorurteile und Ängste bei der Buchung eines Wedding Day Coordinators

Natürlich passiert es auch, dass mir eine Absage erteilt wird, da die Hochzeitspaare glauben, dass ihre Trauzeugen alles erledigen können, beleidigt sind oder die Location sagt, dass ein Event Manager vor Ort ist und jemand externes nicht benötigt wird. Wenn diese Gedanken auch in euren Köpfen herum schwirren, empfehle ich euch noch die nachfolgenden Absätze zu lesen.

Das können auch unsere Trauzeugen übernehmen

Ich höre oder lese oft den Satz, dass die Trauzeugen diese Aufgaben einfach übernehmen können. Das finde ich immer total schade, denn eure Trauzeugen haben bestimmt einen besonderen Stellenwert in eurem Leben, deshalb sind sie vermutlich auch eure Trauzeugen. Ihre einzige Aufgabe sollte also sein, den Tag mit euch zu genießen und euch zu feiern. Und nicht einen mehrseitigen Ablaufplan im Blick zu haben und alle damit einhergehenden Aufgaben zu bewältigen – sie sind nicht eure Angestellten. Wenn sie allerdings alle Aufgaben eines Wedding Day Coordinators übernehmen sollen, werden sie genau das, um diesen Aufgaben gerecht zu werden. Das führt zu einem totalen Zwiespalt, sie wollen nämlich natürlich den Tag mit euch genießen und euch feiern, aber gleichzeitig sind sie ständig unterwegs, um ihren Aufgaben gerecht zu werden und dafür zu sorgen, dass ihr einen wunderschönen Tag habt.

Leider wird der Aufwand und die Menge an Aufgaben total unterschätzt, aber die Fragerei und benötigte Koordination beginnt schon in der Früh: Die Brautstylistin möchte nochmal gegenchecken, ob die Zimmernummer geändert wurde und die besprochenen Personen gestylt werden sollen oder es irgendwelche Änderungen gibt. Während die Braut gestylt wird, kommen bereits die ersten Nachfragen aus der Location: soll die Trauung / der Sektempfang wirklich draußen aufgebaut werden – es schaut unbeständig aus? Gab es noch kurzfristige Absagen? Wann seid ihr da? Wann kann es losgehen?

Die ersten Dienstleister*innen kommen an und müssen wissen, wo sie ihr Equipment lagern und ggfs. laden können, wo sie sich aufbauen dürfen und wo Steckdosen sind. All das bringt noch weitere Fragen mit sich. Die Serviceleitung wartet währenddessen immer auf Anweisungen, da die Zeiten im Tagesplan eine Richtlinie sind. In der Realität kann es immer zu Verzögerungen kommen oder ein Programmpunkt dauert doch kürzer als gedacht. Das sind alles Entwicklungen, die nicht vorhersehbar sind, deshalb ist das Servicepersonal auf weitere Anweisungen angewiesen, wie:

• die Trauung begann mit XX Minuten Verspätung
• die Trauung ist in 15 min um. Bleibt im Standby, damit es nahtlos mit dem Sektempfang weitergehen kann
• Während des Sektempfangs gibt es Spiele/Gruppenfotos/Reden – in der Zeit bitte im Hintergrund bleiben
• Das Abendessen geht früher los / verzögert sich
• Es gibt zwischen Gang X und gang Y eine Einlage, plant X Minuten Verzögerung ein, damit nichts kalt wird

Das ist übrigens nur ein winziger Ausschnitt aus dem, was am Hochzeitstag gefragt wird, passiert und beachtet werden soll. Aus Erfahrung kann ich euch sagen, dass dies den ganzen langen Tag so weiter geht.

Was ihr außerdem bedenken solltet: eure Trauzeugen möchten in eurem Interesse handeln und deswegen immer wieder mit euch Rücksprache halten, das würde euch also unterm Strich nicht entlasten. Ganz im Gegenteil, ihr müsst euch mit jeder einzelnen Rückfrage befassen und Anweisungen geben. So werdet ihr immer wieder aus eurem Hochzeitstag gerissen, der ehrlich gesagt, sowieso viel zu schnell vergeht.

Fühlen sich die Trauzeugen nicht auf den Schlips getreten, wenn ihre Aufgaben an eine Außenstehende abgegeben werden?

Wenn ihr bis hierher gekommen seid, dann habt ihr einen ganz guten Eindruck davon, welche Aufgaben ein Wedding Day Coordinator leistet. Deshalb kann ich euch diese Frage mit einem ganz klaren “Nein!” beantworten.

Ganz im Gegenteil, wir arbeiten mit den Trauzeugen in totaler Harmonie und nehmen ihnen nichts weg. Sie dürfen und sollen sich weiterhin um die Spiele, Reden und weitere Einlagen kümmern. Sie sind während der Planung primäre Ansprechpartner eurer Gäste und somit Bindeglied zwischen Hochzeitsgästen und einem Wedding Day Coordinator / einer Hochzeitsplanerin.

Sie haben im Laufe des Tages noch genug zu tun, verspüren aber nicht den Druck aller weiteren Aufgaben. Und das Beste: Sie verpassen nicht eure wichtigsten Momente, weil sie während eures Ja-Worts die Serviceleitung briefen, den DJ abpassen oder den Tagesplan mit der Fotografin durchgehen müssen.

Die Location hat einen Event Manager vor Ort, sie kümmern sich um alles nötige

Ich bekomme hin und wieder mit, dass Locations mit einem Event Manager vor Ort, den Hochzeitspaaren von Externen Wedding Day Managern abraten. Hier ist es also erstmal wichtig die Unterschiede der beiden Personen und ihrer Aufgaben zu verstehen.

Ein Event Manager hat den Fokus auf der Location und auf Aufgaben, die die Location betreffen – insbesondere auf alles rund ums Thema Food & Beverage. Die oben genannten Aufgaben eines Wedding Day Coordinators bleiben aber trotzdem bestehen, da sie nicht ins Tätigkeitsfeld eines Event Managers fallen. Daher entspricht es nicht der Wahrheit zu behaupten, dass ein Wedding Day Manager deshalb nicht mehr benötigt wird. Ganz im Gegenteil: wenn ein Event Manager vor Ort ist, führt das zu einer noch besseren Zusammenarbeit, da dieser i.d.R. mehr Überblick als eine Serviceleitung hat. Und das führt unterm Strich dazu, dass ihr als Hochzeitspaar noch besser betreut werdet.

Wenn ihr noch unschlüssig seid und weitere Beratung in Bezug auf einen Wedding Day Coordinator braucht, oder wissen möchtet, wie ihr das Beste aus eurer Hochzeit rausholen könnt, damit es eure Traumhochzeit wird: dann bewirb dich auf ein digitales, unverbindliches & kostenloses Beratungsgespräch mit mir 🙂