Wenn ihr den Begriff Hochzeitsplanerin oder Wedding Planner hört, haben vermutlich die meisten von euch direkt ein Bild im Kopf. Doch trotzdem wissen viele nicht, was eine Hochzeitsplanerin eigentlich genau macht – was sind unsere Aufgaben? Was genau ist eine Komplettplanung und was bedeutet es für das Brautpaar, wenn sie eine Hochzeitsplanerin buchen? Das alles und noch mehr verrate ich euch in diesem Blogbeitrag.

Was macht eine Hochzeitsplanerin?

Zunächst einmal möchte ich darauf eingehen, was eine Hochzeitsplanerin überhaupt macht, denn das ist für die allermeisten immer noch ein Rätsel – selbst für die Brautpaare, die vorhaben eine Wedding Plannerin zu buchen.

Die Kurzfassung: wir ermöglichen euch eure Traumhochzeit, damit ihr unvergessliche Momente erleben könnt, an die ihr euch auch noch dann erinnert, wenn ihr alt und schrumpelig seid und gemeinsam auf der Veranda im Schaukelstuhl eure Hochzeitsfotos anschaut und den gesamten Hochzeitstag Revue passieren lässt.

Das ist euch noch nicht aussagekräftig genug? Dann kommt hier die lange Version: Die Hochzeitsplanung ist eine lange und kräftezehrende Aufgabe, die euch je nach Start der Planung ein bis zwei Jahre eures Lebens begleiten wird. Natürlich gibt es spaßige Aufgaben, wie Locationbesichtigungen, Tortenproben, Probeessen und das Brautkleid shoppen. Allerdings machen diese Aufgaben den geringsten Teil der Hochzeitsplanung aus. In Wahrheit sieht es eher so aus: Budgetplan erstellen, Locations recherchieren, Locations anfragen, Angebote vergleichen – passt es ins Budget?, Locations besichtigen, Listen erstellen, Tabellen führen, Telefonate führen – sehr, sehr viele Telefonate und Mails schreiben – sehr, sehr viele Mails, Korrespondenz führen und Absprachen treffen.

Sobald dies erledigt ist, beginnt das Ganze wieder von vorne – dieses Mal für die Dienstleister. Ich könnte das noch ewig weiterspinnen, aber ich erspare es euch und mache weiter. Falls ihr beim Lesen der letzten Zeilen nicht schon Kopfschmerzen bekommen habt, dann vielleicht sobald ihr die Theorie in die Praxis umsetzen müsst. Es ist nicht unüblich, dass viele Brautpaare deswegen schlaflose Nächte haben und die Tage während der Planungszeit nur so dahin ziehen lassen – in der Hoffnung, dass der Hochzeitstag endlich da ist und sie danach den Alltag wieder stressfrei genießen können.

Das ist natürlich super schade, denn die Verlobung und die dazugehörige Planungszeit sollten nicht nur zum Ziel führen, diese besondere Zeit solltet ihr in vollen Zügen genießen können. Und der Hochzeitstag sollte die Kirsche auf dem Sahnehäubchen sein.

Damit das nicht Wunschdenken bleibt, kommen wir Hochzeitsplaner ins Spiel. Wir erleichtern euch das Leben und nehmen euch genau so viel ab, wie ihr abgeben möchtet. Deshalb schauen unsere Aufgaben sehr vielfältig aus uns hängen immer davon ab, wo das Brautpaar am meisten Hilfe braucht. Um das zu ermöglichen biete ich vier verschiedene Leistungen an – das Locationscouting, die Teilplanung einer Hochzeit & die Komplettplanung der Hochzeit und den Wedding Day Coordinator.

Heute möchte ich mich auf die Komplettplanung konzentrieren und euch erklären, worum es da genau geht und warum Brautpaare sich dafür entscheiden, ihre Hochzeitsplanung in meine Hände zu geben.

Worum geht es bei einer Komplettplanung

Wie der Name schon suggeriert übernehme ich bei einer Komplettplanung die komplette Planung, ihr bucht hier also das “rundum-sorglos-Paket”. Aber was genau bedeutet das?

Keine Sorge, das bedeutet auf keinen Fall, dass ihr mir die komplette Kontrolle gebt und dann erst am Tag vor der Hochzeit wieder von mir hört. Ich plane hier schließlich EURE Traumhochzeit und nicht meine. Das bedeutet also, dass ich nach vorheriger Abstimmung und in enger Zusammenarbeit mit euch alle Planungsschritte für euch übernehme. Für euch entfallen also alle bürokratischen Aufgaben sowie die Kommunikation und Absprachen mit allen gebuchten Gewerken.

Die Buchung einer Hochzeitsplanerin entbindet euch aber keinesfalls von all euren To Do’s, sodass ihr euch weiterhin einbringen könnt und sollt. Was genau müsst ihr also noch machen? Alles was mit euren Gästen zu tun hat, bleibt in euren Händen – dazu gehören die Gästeliste und den Sitzplan erstellen. Warum? Die Gästeliste ist selbsterklärend, aber es ist auch wichtig, dass ihr euch um den Sitzplan kümmert. Ihr kennt eure Gäste und eure Familien- & Freundesdynamik am besten. Ihr könnt also besser als jeder andere beurteilen, wer zusammen sitzen sollte und wer nicht. Natürlich lasse ich euch hier aber nicht im Stich, denn diese Aufgabe gehört gefühlt zu den meist gefürchtesten der ganzen Hochzeitsplanung. Ich stehe euch mit Rat und Tat zur Seite und gebe euch gerne Vorlagen und Tipps, damit der Sitzplan im Handumdrehen erledigt ist.

Natürlich beschränken sich meine Tipps nicht nur darauf, ihr bekommt während der gesamten Planungszeit eine vollumfängliche Beratung. Diese ist vor allem wertvoll, wenn die Zeit der Entscheidungen kommt. Das ist nämlich ein weiteres To Do der Brautpaare. Ich recherchiere, berate und stelle vor – und ihr trefft natürlich die Entscheidungen: Welche Locations wollt ihr besichtigen und welche ist die EINE für euch? Welche Dienstleister und Dienstleisterinnen benötigt ihr und wer soll es werden? Welche/r/s Stilrichtung, Farbkonzept, Torte, Ablauf, Essen etc. soll es sein?

Ihr merkt, obwohl euch 90% der Arbeit abgenommen wird, seid ihr trotzdem extrem eingebunden. Und die spaßigen Dinge, wie das Brautkleid shoppen, zur Tortenprobe und Essensprobe gehen sowie potenzielle Locations besichtigen dürft und sollt ihr auf jeden Fall machen. Dank des “rundum-sorglos-Pakets” reduziert sich eure Planungszeit allerdings von mehrere hunderte Stunden auf ca. 20 Stunden.

Wie ist der Ablauf von der Anfrage bis zur Hochzeit?

Nachdem ich eure Anfrage erhalte, melde ich mich telefonisch bei euch. In diesem Telefonat geht es darum herauszufinden, ob und wie ich euch helfen kann und ihr bekommt erste Preisinformationen.

Wenn alle Details passen und wir den nächsten Schritt zu einer gemeinsamen Planungszeit gehen möchten, treffen wir uns zu einem persönlichen Kennenlernen. In diesem Treffen finden wir heraus, ob unser Bauchgefühl stimmt und die Chemie zwischen uns passt. Schließlich werde ich euch eine verdammt lange Zeit bei einer hochemotionalen Aufgabe begleiten. Außerdem werden wir eure Hochzeitspläne im Detail besprechen, damit ich ein vollumfängliches Bild eurer Wünsche & Vorstellungen bekomme. Wir klären letzte Fragen und dann geht’s auch schon an die Vertragsunterzeichnung und wir können loslegen.

Doch was passiert danach? Wie legen wir los? Zunächst erstellen wir ein “Grundgerüst” – es geht nämlich an die Erstellung des Budgetplans. Das ist super wichtig, damit ihr Prioritäten festlegen könnt und wir genau bestimmen können, welches Budget für welches Gewerk zur Verfügung steht – außerdem verlieren wir so nicht den Überblick. Parallel mache ich mich anhand eurer Kriterien schon Mal auf Locationsuche, damit der Hochzeitstermin schon bald fixiert werden kann.

Nachdem die Location und das Datum fix sind, arbeiten wir während der restlichen Planungszeit mit sogenannten Planungsgesprächen. In diesen gehen wir die Themen an, die aktuell in der Planung anstehen. Im ersten Planungsgespräch gehen wir beispielsweise die ersten Dienstleister und Dienstleisterinnen an und zwar die, die nur einen Auftrag pro Tag annehmen können. Dazu gehören unter anderem der Fotograf, Videograf und DJ.

Wann und wie oft solche Planungsgespräche stattfinden, hängt von verschiedenen Faktoren ab: wie lang oder kurz ist die Planungszeit, wie viel Zeit habt ihr selbst, etc.

Was bedeutet das jetzt für das Brautpaar?

Wenn du nun bis hierher gelesen hast, dann fandest du das Thema wahrscheinlich interessant für dich bzw. euch und jetzt stellst du dir vielleicht die Frage, was die Buchung einer Hochzeitsplanerin für euch im Detail bedeutet? Natürlich nur Gutes 😉

Ihr habt eine super entspannte Planungszeit und könnt euren Alltag zu zweit, mit Freunden und euren Familien verbringen. Natürlich könnt ihr auch euren Hobbies weiter nachgehen, da euch die Hochzeitsplanung mit Planerin nur wenig Zeit kosten wird.

Das sind übrigens die Hauptfaktoren, weshalb eine Wedding Plannerin gebucht wird: kein Stress, mehr Zeit und viel mehr Sicherheit durch Expertise und das Dienstleisternetzwerk eines Profis.

Und zu guter letzt: Ihr seid weiterhin an der Planung eurer Traumhochzeit beteiligt ohne die negativen Seiten und Konsequenzen einer Hochzeitsplanung erleben zu müssen. Wenn das keine Win-Win Situation ist 🙂

© Fotos: Miriam Kuschel und Marina Photography